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PharmexxCDI Distribution International

Professionnalise son système logistique

Traçabilité des médicaments conforme aux réglementations internationales, gestion des stocks et des clients optimisée, professionnalisation des échanges informatiques avec les laboratoires pharmaceutiques et les grossistes, reporting complet et performant : les bénéfices induits par l’ERP SAP Business One s’étendent à l’ensemble des processus de l’activité de la société PharmexxCDI Distribution international. Des arguments décisifs pour convaincre de nouveaux laboratoires de confier leur distribution export à ce système d’information high-tech.

Spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques en Afrique, au Maghreb et dans les Dom-Tom, PharmexxCDI Distribution international est une filiale de la société Pharmexx GmbH. Au cœur de l’activité, la plate-forme logistique par laquelle transitent les médicaments provenant de 16 laboratoires pharmaceutiques du monde entier redistribués vers 80 grossistes. La complexité de ce dispositif amplifiée par les contraintes de traçabilité et la montée en charge régulière de la plate-forme ont motivé la refonte du système d’information vieillissant et non évolutif en 2007. Deux arguments décisifs ont conduit la direction à retenir l’éditeur SAP.

« Nous avons été séduits par le professionnalisme de la société VISEO et par la facilité d’utilisation du progiciel. Aujourd’hui, ce choix technique permet d’optimiser les traitements informatiques avec les laboratoires pharmaceutiques équipés pour la plupart de systèmes SAP R/3 », souligne Caroline Theimer, présidente du directoire de la société PharmexxCDI Distribution international.

Une information riche, fiable et qualifiée

SAP Business One a pris le relais de l’ancien système en octobre 2007 sans aucune interruption de l’activité. « La continuité de service de la chaîne logistique faisait partie de nos exigences prioritaires face aux enjeux critiques de santé liés à la distribution des médicaments. » L’impact sur la productivité et la qualité de la relation client a également été immédiat.

Donnant accès à une information riche et fiable via une navigation intuitive, l’ERP permet d’ouvrir simultanément plusieurs modules. « La création d’un nouveau client est désormais très rapide et les assistantes commerciales disposent d’un historique détaillé des commandes pour répondre de façon précise aux clients sur les délais de livraisons. » On peut aussi visualiser le montant des encours accordés par la Coface lors de l’enregistrement d’une commande. En cas de dépassement du plafond d’encours accordé, le système bloque l’opération.

Autre poste stratégique : les achats. L’écran multivue permet au responsable de garantir un stock tampon ad hoc. « La prise en compte simultanée de l’historique des ventes, des commandes en cours et du stock disponible permet d’éviter le surstockage et à l’inverse tout risque de rupture. »

Un système logistique high-tech

SAP Business One optimise l’ensemble des traitements logistiques. La réception des produits est désormais réduite à la simple saisie des numéros de lots et des informations associées – origine, désignation et date de péremption des produits – « à partir desquelles le module complémentaire développé par la société VISEO automatise l’affectation des lots et la traçabilité des produits en appliquant les règles spécifiques à notre activité.»

Adossé aux modules stock et vente, le module complémentaire bloque les produits dont les délais restant avant la date de péremption sont inférieurs à deux tiers plus deux mois de leur durée totale de validité. Puis il applique le modèle de gestion des stocks FEFO « premier expiré, premier sorti » aux flux de commandes à livrer quotidiennement vers les 80 grossistes. « Les produits les plus anciens sont livrés en premier. Et en cas de défaillance d’un produit ou lorsqu’un lot est retiré de la vente, un simple clic permet de connaître le nom du laboratoire et la liste des grossistes destinataires pour les alerter immédiatement. »

Professionnalisation des échanges et reporting performant

L’ERP optimise en amont les traitements informatiques avec les laboratoires équipés de systèmes SAP/R3. «Les échanges informatiques sont standardisés et sécurisés par le connecteur EDI de l’éditeur Prologue couplé à l’ERP, et les commandes sont intégrées directement dans les systèmes centraux des laboratoires sans aucune ressaisie.» En complément, la fonction d’export des données sur Microsoft Excel professionnalise les échanges avec les grossistes équipés de systèmes hétérogènes et les laboratoires ne disposant pas de système SAP.

« Cette fonction précieuse permet d’éditer des documents exploitables par tous types de plates-formes et de personnaliser les traItements et leur présentation en fonction des exigences spécifiques de chaque client. » L’ERP donne par ailleurs accès à un reporting complet et performant. Il restitue d’une part un état quotidien des stocks, de la facturation et des commandes en cours, et permet d’autre part de décliner les résultats consolidés par période, laboratoire, grossiste ou produit « Mais aussi de transmettre aux laboratoires des états mensuels détaillés des ventes qui leur permettent désormais d’évaluer l’efficacité de leurs visiteurs médicaux », conclut Caroline Theimer.